Depois da pandemia, em boa parte das empresas, as pessoas abandonaram as reuniões presenciais e adotaram ferramentas virtuais de call meeting. Isto por causa da questão do home office e dos sistemas híbridos, onde a pessoa vai até a empresa apenas duas ou três vezes por semana.
Mas o que parecia ser uma boa solução para dar mais agilidade à resolução de problemas e alinhamento de atividades e projetos, acabou se tornando um poço de improdutividade e postergação. O conceito foi banalizado. E marca-se reunião o tempo todo, para qualquer coisa e sem critério na convocação. Na dúvida, chama todo mundo.
O resultado são "calls" intermináveis, cheias de pessoas que não sabem porque foram chamadas, que não estão envolvidas no atual status do projeto e que perdem horas do seu dia como ouvintes em "calls" que não chegam a lugar nenhum.
É mais ou menos assim:
Tudo começa com um convite para mais uma reunião. O título?
Algo vago, tipo: "Alinhamento Estratégico sobre a Implementação do Novo Processo de Aprovação de Demandas".
Na dúvida, aceito. Nunca se sabe quando a TI pode ser envolvida em algo que realmente precise de TI.
A call começa (atrasada). Trinta pessoas. O PowerPoint vem carregado de setas, fluxogramas e palavras como sinergia e stakeholders. Os primeiros quinze minutos são gastos esperando “só mais uns dois entrarem”. Então, alguém pergunta:
— "Quem pode explicar o contexto?"
Silêncio.
Depois de um minuto constrangedor, surge um corajoso:
— "Acho que o Fulano pode falar melhor sobre isso."
Mas Fulano não está. Ninguém sabe se ele foi convidado. Pede-se para adicioná-lo. Dez minutos depois, descobre-se que ele está “em outra call” ou de férias.
Enquanto isso, percebo que ninguém tem certeza do que precisa ser feito. São 40 minutos de discussões acaloradas entre setores que funcionam como micro empresas independentes, cada um tentando empurrar a responsabilidade para o outro. O Arquiteto de Soluções diz que precisa da aprovação de segurança, que por sua vez diz que depende do pessoal de Redes garantir conectividade. O pessoal de Redes diz que não sabe de nada e não recebeu o projeto da Consultoria. A Consultoria diz que ainda não tem o OK do Comercial e pergunta se o contrato já foi assinado. O Comercial diz que ainda não tem aprovação do Jurídico para a assinatura do contrato. O Jurídico diz que alguns itens de entrega devem ser revisados antes da assinatura e que isso está pendente com o Arquiteto de Soluções. Pronto. Circulo fechado!
Eu? Eu só observo. Se falar ou perguntar algo vão me colocar como responsável e me jogar no centro do furacão. Então permaneço em modo ninja, mutado, esperando que surja um responsável para a tarefa.
De repente, alguém me puxa para o debate:
— "TI, vocês podem acompanhar isso?"
Meu cérebro entra em estado de alerta máximo. Preciso agir rápido.
— "Na verdade, não temos como atuar em nada antes do contrato assinado e do escopo definido e traduzido num requisito de desenvolvimento. Esse acompanhamento deveria ser uma atribuição do gerente de projetos (que não está na call)."
A técnica funciona. Todos concordam. Mais dez minutos tentando adicionar o Gerente de Projetos na call, sem sucesso. Nenhuma decisão. O silêncio volta até que alguém finalmente diz:
- Pessoal, vou precisar sair. Tenho uma outra call começando agora.
A reunião acaba com um novo agendamento para a próxima semana. Todos saem sem saber exatamente o que fazer. E o andamento do projeto vai estar sempre amarrado à alguém que, lamentavelmente, não vai estar na call. Fazendo com que cada reunião sirva apenas para o agendamento da próxima. E o projeto, que poderia levar dias, será empurrado por meses.
E eu? Saio da call com aquela sensação de tempo perdido e atrasado para entrar em outra onde os personagens serão outros mas o enredo será o mesmo.
Mas o que parecia ser uma boa solução para dar mais agilidade à resolução de problemas e alinhamento de atividades e projetos, acabou se tornando um poço de improdutividade e postergação. O conceito foi banalizado. E marca-se reunião o tempo todo, para qualquer coisa e sem critério na convocação. Na dúvida, chama todo mundo.
O resultado são "calls" intermináveis, cheias de pessoas que não sabem porque foram chamadas, que não estão envolvidas no atual status do projeto e que perdem horas do seu dia como ouvintes em "calls" que não chegam a lugar nenhum.
É mais ou menos assim:
Tudo começa com um convite para mais uma reunião. O título?
Algo vago, tipo: "Alinhamento Estratégico sobre a Implementação do Novo Processo de Aprovação de Demandas".
Na dúvida, aceito. Nunca se sabe quando a TI pode ser envolvida em algo que realmente precise de TI.
A call começa (atrasada). Trinta pessoas. O PowerPoint vem carregado de setas, fluxogramas e palavras como sinergia e stakeholders. Os primeiros quinze minutos são gastos esperando “só mais uns dois entrarem”. Então, alguém pergunta:
— "Quem pode explicar o contexto?"
Silêncio.
Depois de um minuto constrangedor, surge um corajoso:
— "Acho que o Fulano pode falar melhor sobre isso."
Mas Fulano não está. Ninguém sabe se ele foi convidado. Pede-se para adicioná-lo. Dez minutos depois, descobre-se que ele está “em outra call” ou de férias.
Enquanto isso, percebo que ninguém tem certeza do que precisa ser feito. São 40 minutos de discussões acaloradas entre setores que funcionam como micro empresas independentes, cada um tentando empurrar a responsabilidade para o outro. O Arquiteto de Soluções diz que precisa da aprovação de segurança, que por sua vez diz que depende do pessoal de Redes garantir conectividade. O pessoal de Redes diz que não sabe de nada e não recebeu o projeto da Consultoria. A Consultoria diz que ainda não tem o OK do Comercial e pergunta se o contrato já foi assinado. O Comercial diz que ainda não tem aprovação do Jurídico para a assinatura do contrato. O Jurídico diz que alguns itens de entrega devem ser revisados antes da assinatura e que isso está pendente com o Arquiteto de Soluções. Pronto. Circulo fechado!
Eu? Eu só observo. Se falar ou perguntar algo vão me colocar como responsável e me jogar no centro do furacão. Então permaneço em modo ninja, mutado, esperando que surja um responsável para a tarefa.
De repente, alguém me puxa para o debate:
— "TI, vocês podem acompanhar isso?"
Meu cérebro entra em estado de alerta máximo. Preciso agir rápido.
— "Na verdade, não temos como atuar em nada antes do contrato assinado e do escopo definido e traduzido num requisito de desenvolvimento. Esse acompanhamento deveria ser uma atribuição do gerente de projetos (que não está na call)."
A técnica funciona. Todos concordam. Mais dez minutos tentando adicionar o Gerente de Projetos na call, sem sucesso. Nenhuma decisão. O silêncio volta até que alguém finalmente diz:
- Pessoal, vou precisar sair. Tenho uma outra call começando agora.
A reunião acaba com um novo agendamento para a próxima semana. Todos saem sem saber exatamente o que fazer. E o andamento do projeto vai estar sempre amarrado à alguém que, lamentavelmente, não vai estar na call. Fazendo com que cada reunião sirva apenas para o agendamento da próxima. E o projeto, que poderia levar dias, será empurrado por meses.
E eu? Saio da call com aquela sensação de tempo perdido e atrasado para entrar em outra onde os personagens serão outros mas o enredo será o mesmo.
Obrigado por ler até aqui!
Até a próxima!
Fabior
1 Comentários
Realmente se tornou um recurso banalizado, um subterfúgio para pessoas improdutivas se sentirem no comando de alguma coisa .
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